Za pripravo tega članka sem se odločila zato, ker imam trenutno polne roke dela s pripravo PR sporočil, ki v največji meri opisujejo poslovne izide podjetij v preteklem letu in o trendih za prihodnost. Ter predvsem zato ker se zavedam, da mnogim, tukaj imam v prvi vrsti v mislih predvsem novinarje in urednike, sporočila za javnost predstavljajo spam, nekaj nepotrebnega, številni jih označujejo kot nekaj najbolj »lenega« kar lahko ustvari podjetje.

Pa vendar, če ste v svoji karieri pripravili vsaj eno PR sporočilo, potem se verjetno ne morete strinjati s temi trditvami. Jaz vem, da se ne ?. Dobro PR sporočilo običajno ne nastane v nekaj minutah. Za pripravo kakovostne vsebine in raziskave, ki so pogosto sestavni del sporočila, je potrebnega veliko truda in časa, včasih tudi več dni. Zato je kakovostno PR sporočilo že kar prava mala umetnost.

Zakaj torej tisti, ki so jim ta sporočila namenjena menijo, da so nepotrebna? Moje mnenje je, da zato, ker ljudje mislijo, da je vsaka vsebina primerna za PR sporočilo in da je nujno, da jo pošljejo na čim več naslovov. Pa vendar ni tako. Če nimate za povedati česa novega, drugačnega ali revolucionarnega je bolje, da vsebino objavite na svoji spletni strani ali socialnih omrežjih. Zagotovo boste imeli več od tega.

V nadaljevanju vam bom tako predstavila svoja zlata pravila po katerih se ravnam, ko pripravljam PR sporočilo. Oziroma se vsaj trudim ravnati po njih.

Vsaka vsebina ni primerna za vsakogar

Z razlogom obstajajo novinarji ter publikacije, ki se ukvarjajo z določeno temo. Nekateri pokrivajo zabavno industrijo, drugi so strokovne in se ukvarjajo s področjem gradbeništva, razvoja, tehnologije, … Zato, predno sporočilo pošljete celotnemu seznamu, ki ga premorete, dobro preverite za koga izmed teh je vsebina, ki ste jo pripravili, dejansko primerna. Verjemite, s tem, ko boste novinarju ali uredniku, ki pokriva kulturne dogodke poslali sporočilo o zdravilu, ki ste ga izboljšali, ne boste storili nič dobrega. Predlagam, da adremo, ki jo imate, ločite glede na področja oziroma dejavnosti in tako te težav ne boste imeli nikoli.  

Pri pošiljanju PR sporočila se izogibajte »copy-paste«

Ne, novinarji niso neumni. Od daleč bodo zaznali, da je sporočilo bilo samo »copy-paste« in da so 100 in nekaj prejemnik tega e-maila. In verjemite, s takšnim PR sporočilom nikakor ne bodo želeli izgubljati časa. Vzemite si čas za vsakega prejemnika posebej in napišite osebno, unikatno noto. Ja, saj vem … to vzame ogromno časa. Ampak verjemite, obrestovalo se bo. Zagotovo nekatere izmed teh, katerim boste poslali sporočilo že poznate in imate z njimi drugačen odnos kot s tistimi, s katerimi boste prvič stopili v stik. Zato tudi komunikacije nikakor ne more biti enaka. Enako velja za samo sporočilo, ki ga boste poslali. Naj bo prilagojeno, glede na bralce – če gre za strokovno ciljno skupino lahko greste v večje tehnično podrobnosti, za splošno javnost pa naj bo prilagojeno laiku.  

Pazite na dolžino

Sporočilo za javnost naj ne bo prekratko, niti ne predolgo. Idealna dolžina? Ena stran ali malenkost več. Daljše kot je sporočilo, večje je tveganje, da ga prejemnik ne bo prebral do konca. Seveda je pomembno, da v sporočilu podate vse potrebne informacije, pa vendar lahko vedno pustite, da kakšna malenkost obvisi v zraku. Tako se vam bodo novinarji kmalu oglasili nazaj z vprašanji, ki jih bodo imeli.  

V PR sporočilo dodajte video, audio posnetek ali fotografije

Res je, da vas bo, v kolikor boste PR sporočilu dodali video posnetek ali audio izjavo, to stalo več, pa vendar bo to sporočilo naredilo bolj zanimivo in prijazno, z njim pa boste dosegli tudi več ljudi. Ker, saj veste, ljudje raje gledajo kot berejo. Tako pač je ?. Sicer pa obvezno zraven vedno dodajte še kakšno dovolj kakovostno fotografijo in v poimenovanju naredite krajši opis.

To so smernice, ki se jih ob pripravljanju PR sporočil držim jaz. Res je, da uspeh posameznega PR sporočila ni odvisen samo od tega, pa vendar dosledno upoštevanje teh pravil pripomore k njihovem večjem dosegu. 

Zanima me, kakšne izkušnje imate s PR sporočili vi?