Organizacija dogodka za podjetja

Organizacije dogodkov imajo pri meni prav posebno mesto. Razlog za to je tisto vznemirjenje in pričakovanje, kaj bo dan dogodka v resnici prinesel. Gre namreč za področje, kjer se lahko stvari preobrnejo v trenutku in ko so na preizkušnji vse tvoje spretnosti, izkušnje, iznajdljivost … in seveda živci ?. In to je tisto nekaj, kar me vedno znova napolni s svežo energijo, pa čeprav sem, kontradiktorno vem, po koncu dogodka še samo za na kavč ?.

Če se organizacije dogodkov, pa naj bo to zaključek ob koncu leta, promocija produkta ali storitve, teambuilding, otvoritev podjetja, novinarska konferenca … lotevate prvič, vam naj razkrijem smernice, katerim ob pripravi sledim sama. Na kaj sem še posebej pozorna in v kakšnem vrstnem redu se lotevam stvari. Morda bo vam ustrezalo drugače, vsekakor pa se, če boste sledili temu seznamu, ob koncu dogodka ne boste rabili spraševati »Zakaj se nismo bolje organizirali? Kako je mogoče, da tega nismo predvideli?« …

Kje začeti? Na začetku!

Preden se lotim priprave vabil ter ure in ure porabim za kreativno zasnovo, si vedno zastavim naslednja vprašanja – kakšen je namen dogodka, kakšen je njegov cilj in kdo je ciljna skupina. Dobro je potrebno poznati želje in pričakovanja naročnika, za katerega boste izvedli dogodek, obenem pa točno vedeti, kakšni so cilji, ki ji želite doseči – ti morajo biti merljivi, relevantni in seveda dosegljivi.

Proračun, proračun, proračun!

Eden izmed zelo pomembnih »pred korakov« pri organizaciji dogodka. Brez tega, da poznate proračun, ne bo nič. Pomembno je vedeti, ali imate na voljo nekaj sto ali nekaj tisoč evrov. Ko boste imeli informacijo kakšen je proračun, boste vedeli tudi, v kakšno širino lahko greste. Od proračuna je namreč odvisna lokacija dogodka, število vpletenih, nivo izvedbe …

Sedaj, ko imate potrebne začetne informacije, se lahko lotite priprave. Sama vedno sledim naslednjim točkam, saj je to edino zagotovilo, da česa ne pozabim.

Tema & program

Ne glede na to, ali pripravljate zaključek ob koncu leta, team building za zaposlene, srečanje poslovnih partnerjev, otvoritev podjetja, poslovno večerjo, novinarsko konferenco, vedno določite temo in slogan dogodka. To vam bo namreč pomagalo pri načrtovanju, prav tako na takšen način zagotovo ne boste zašli iz smeri, ki ste si jo zamislili. V tej fazi predlagam tudi, da razmislite o vseh ostalih podrobnostih – boste imeli moderatorja, kdo bo poskrbel za hrano, imate nastopajoče in potrebujete ozvočenje …?

Datum izvedbe dogodka

Določite datum izvedbe dogodka. Pred tem se pozanimajte, ali je vaša ciljna publika v tistem času prosta. Pri tem poskusite slediti zdravi kmečki pameti – novinarske konference po vsej verjetnosti ne boste organizirali v ponedeljek zjutraj ob 8. uri, poslovne konference pa zagotovo ne v času dopustov ali večjih sejmov, saj z obiskom ne boste zadovoljni.

Lokacija

Glede na temo in tip dogodka – dogodek za poslovne partnerje, novinarska konferenca … izberite lokacijo, kjer bo dogodek potekal. Bo to kar na podjetju samem ali v/na kakšnem drugem prostoru (vinska klet, hotel, gostišče, …), zunaj ali noter … Ker že imate točen datum in uro, boste obenem lahko preverili tudi razpoložljivost prostora, ki ga želite.

Vabila 

Ko imate določeno temo dogodka, datum, lokacijo in vse ostale potrebne stvari je čas, da pripravite še vabila. Ta naj bodo dodelana tako vizualno kot vsebinsko. Nikar ne skoparite z informacijami. Vabila lahko pošljete po elektronski pošti ali navadni. Najboljše je seveda, da zajamete oba kanala. V kolikor imate dovolj časa in idej, lahko vabilo pošljete tudi v obliki video posnetka. Pri vsem tem bodite pozorni, da ga pošljete pravočasno in nikakor ne v zadnjem trenutku.

Če ste izvedli vse te korake, ste na dobri poti, da vaš dogodek uspe tako, kot si to želite. A vendar se je potrebno zavedati, da se delo s tem še ne konča – šele zdaj se pravzaprav dobro začne. Potem, ko ste povabljenim poslali vabila, je potrebno preveriti, kdo se bo dogodka udeležil in kdo ne, sočasno pa nikar ne pozabite na usklajevanja in komunikacijo z vsemi deležniki (podizvajalci). Sama si pred dogodkom vedno pripravim »check listo«, da česa ne pozabim – na njej so med drugimi zapisani tudi vsi pripomočki, ki bi jih lahko potrebovala na dogodku, od škarij pa do lepilnega traku ?.

Vsekakor je na dogodku vedno dobro imeti plan B. »Kaj narediti če …«. Predvidite različne možne situacije in si že vnaprej pripravite rešitve, saj se boste tako izognili številnim nevšečnostim.

Sicer pa, ko načrtujete dogodek, nikoli ne pozabite – V OSPREDJU SO VEDNO UDELEŽENCI!

AUTHOR: Laura Rozman
No Comments

Leave a Comment

Your email address will not be published.

Vpliv hitre spletne strani na Facebook stran


Kdaj ste nazadnje preverili, kako hitro deluje vaša spletna stran? Koliko časa potrebuje, da se odpre? Mene ta »skrb« spremlja komaj zadnjih nekaj dni, odkar je stran »live« . Če temu prej nis ...


Pa jih imamo. Ankete namreč! Nekaj tednov po tem, ko je možnost izvajanja anket bila dodana na Instagramu, je enako zadevo zdaj uvedel še Facebook. Stvar je bila v procesu testiranja že nekaj mese ...
Facebook explore feed


Facebook je v zadnjem obdobju predstavil številne posodobitve, novosti, predvsem na področju oglaševanja. Pred dobrim tednom dni sem na mobilni aplikaciji Facebook eno izmed teh opazila tudi sama. ...

Na naši stran uporabljamo piškotke za pravilno delovanje strani in beleženje obiskanosti strani. S strinjanjem nam dovolite uporabo piškotkov.

Nastavitve zasebnosti

Kadar obiščete kakšno spletno stran se v večini primerov na vaš računalnik naložijo majhne datoteke imenovane piškotki. Spodaj lahko vklopite ali izklopite katere piškotke dovolite.

Ti piškotki so potrebni za pravilno delovanje strani in jih ni mogoče izklopiti.

Za uporabo te spletne strani uporabljamo naslednje tehnično zahtevane piškotke
  • wordpress_test_cookie
  • wordpress_logged_in_
  • wordpress_sec

Zavrni
Sprejmi